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中建七局项目“八化管理”打造“四型办公室”

发布时间:2021-01-19 14:32:22      来源:

  中建七局一公司山西公司北寒村城改项目以"制度化、流程化、创新化、精细化、案例化、信息化、形象化、绩效化"管理"八化管理"为手段,根据各部门工作的不同特点,不断细化工作措施,全面建立与实际工作相匹配的标准化管理体系,形成管理科学、行为规范、运转协调、廉洁高效的标准化工作机制,创建了"学习型、创新型、服务型、效率型"办公室"四型办公室",把办公室各项工作推进到更高的层次和水平。

  一、实施"制度化"管理,规范工作运行模式。 办公室针对档案、督办、信息、公文、会议、行政后勤、等各个环节的工作,在公司规章制度基层上进一步建立和完善了项目保安管理、食堂接待、培训、新闻宣传、宿舍管理、公文收发、会议管理、小黑板督办晾晒、保密、请假、值班等各项工作制度,形成全覆盖、无缝隙的制度体系,把办公室的各项业务工作逐步纳入制度化、规范化管理的轨道。同时严格实施上下班刷脸考勤制、因病因事请销假制、外出办事报告制度。

  二、实施"流程化"管理,规范工作运行程序。 把办公室的每一项工作都进行科学的分解、设置、整理、归类,统一印制办公室工作规范,建立项目收发文、车辆使用、接待、休假调休、用印、OA线上流程6项,倡导无纸化办公,制定审批流程,明确由谁来执行和怎样执行、谁来评价和怎样评价、谁来监督和怎样监督,严格按章办事,物资需求等业务持相关领导签字审批方可实施。

  三、实施"创新化"管理,提升工作 运行 水平。 积极开展创新实践活动。采取座谈、网络调研、金点子奖励等形式,定期就如何规范服务、改进流程、提高效能等方面主动征求各部门和上级单位的合理化意见和建议,并认真加以落实。开展"我为办公室规范化建设献箴言"。对有创新性、实用性和可操作性的建议进行内部表彰。将项目所有管理人员划分多个小组,对食堂食材进行轮流验收,建立食堂管理群,验收小组将当天食材、验收、清单影响在群进行晾晒,办公室每晚7点准时在该群发布第二天食谱,整个管理做到公开透明、灵活可控。在一楼大厅员工去向牌,对员工去向一目了然。开启户外会议,问题在哪里会议就在哪里。

  四、实施"精细化"管理,提高工作 运行 质量。 从严要求,不论是办公室还是各个部门起草的文件,从起草、审批到印发,办公室都是严字当头,严把办文程序关、格式关、文字关,坚持公文审批制度。数百场接待无论其规模大小、会务简繁,都做到会前准备充分,会中精心组织,会后认真总结,使每一次会议组织工作均有条不紊。每周召开一次办公例会,对工作进行总结对比,找出问题和差距,及时纠正工作中的失误;细化明确各岗位人员的工作职责,在强调做好本职工作的同时,紧紧围绕办公室工作的特殊性,要求每位员工做到一专多能,搞好各项工作配合,办公室的整体工作效能和服务水平有了很大提高

  五、实施"案例化"管理,实现工作经验共享。 建立相对应的改进和提升工作水平的标杆案例,促使每个工作人员都深入研究自己的工作,在实践中加以改进;每季度开展一次区域对标学习,借鉴先进经验,把办公室的每一项工作都找到相对应的改进和提升工作水平的标杆案例,分享别人的经验,积累反思素材,在实践中不断提高工作效能。

  六、实施"信息化"管理, 提高工作运行效率 。 全面实行无纸化办公,充分利用计算机技术和网络与通信技术,将办公室公文流转、信息编报、督查考核和日常事务管理数字化和网络化,营造一个更加高效、公开、透明、廉洁的内部管理运行机制。疫情期间研究制作的二维码程序,防止共用纸笔、密切接触带来的传染风险,提高信息填写效率,同时大幅降低核查人员的工作量,所有数据秩序从后台导出即可。

  七、实施"形象化"管理,营造一流工作环境。 制定文明言行规范,注重讲礼仪,对职工着装、参加会议和相关活动提出明确要求。利用简报、宣传栏等多样形式,广泛深入进行行政办公标准化建设工作宣传。提倡"5S"清理、整顿、清洁、维持、素养管理理念,办公桌面整齐有序,办公桌椅、文件柜及其他公用设施和物品摆放协调统一、合理规范;办公室墙面除工作制度及相关的内容外,不悬挂或张贴其他任何物品,营造规范整洁、和谐温馨的办公环境。

  八、实施"绩效化"管理,建立激励约束机制。 制定出台办公室内部考核办法,加大日常考核和月考核力度,考核结果作为年度考核的重要依据,通过严格的考核推进各项工作的深入开展。与评先评优、提拔使用挂钩,激发每名工作人员的成果意识、创新意识和争先意识。对工作出现重大失误或因主观原因完不成目标任务的个人进行通报批评,被通报批评的个人、负责人要限期整改,取消当年评先评优资格, 真正使大家感受到"干与不干不一样、干好干坏不一样"。

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